Saber qué tarea abordar primero cuando todo parece importante es una habilidad que lleva tiempo perfeccionar.

Cuando lo consigues, te sientes en control de tu vida, la ansiedad desaparece y sientes también un gran alivio.

Un buen punto de partida es hacer una lista de todas las cosas que tienes sobre la marcha; a partir de ahí, dedica un poco de tiempo para diferenciar las que son urgentes de aquellas que pueden esperar. Si haces esto todos los días, no solamente lo harñas cada vez mejor, sino que conseguirás que la práctica de asignar prioridades deje de ser una tarea obligada para convertirse en una habilidad que es parte de tu naturaleza.

Por qué es importante asignar prioridades

Establecer prioridades es importante porque ayuda a garantizar que las tareas asociadas a nuestras metas y objetivos más urgentes se lleven a cabo en primer lugar. Al categorizar las tareas, podemos asegurarnos de que las actividades más importantes recibirán la atención que necesitan para realizarlas sin problemas y terminarlas satisfactoriamente. También nos ayuda a gestionar nuestro tiempo de forma más eficaz, ya que podemos centrar nuestros esfuerzos en completar las tareas más importantes antes de abordar cualquier trabajo de menor prioridad. Además, asignar prioridades permite anticipar y prepararse mejor para afrontar los posibles problemas y los riesgos que puedan surgir al completar determinadas tareas, de modo que se puedan encontrar soluciones de forma rápida y eficaz, y antes de que el problema ocurra.

Razones por las cuales las personas asignan prioridades

1. Garantizar la finalización de las tareas en un plazo determinado.

2. Para reducir el estrés y gestionar mejor el tiempo.

3. Para maximizar la eficiencia y la productividad.

4. Para diferenciar las tareas importantes sobre las menos urgentes o menos importantes.

5. Para centrar primero la atención en las tareas más críticas.

6. Para delegar responsabilidades de forma eficaz y oportuna.

7. Organizar y reducir las listas de tareas por nivel de prioridad.

8. Limitar las distracciones, la multitarea y la dilación durante las horas de trabajo.

Cómo asignar prioridades

Paso 1: Establecer metas y objetivos claros

Establecer metas y objetivos claros es esencial para el éxito de cualquier proyecto personal o empresarial, ya que ayuda a centrar los esfuerzos y a garantizar que todos los implicados se enfocan en lograr un objetivo común. 

Para establecer metas y objetivos claros, debes empezar por determinar la finalidad global preguntándote qué es lo que quieres conseguir exactamente. Una vez identificado el objetivo final, o el alcance general del proyecto, debes dividirlo en objetivos más pequeños y finalmente en tareas. Asegúrate de que estos objetivos son mensurables, en lo posible, de modo que puedas hacer un seguimiento del progreso realizado. 

A continuación, debes asignarles un peso a tus metas y objetivos en función de su importancia y viabilidad. Esto te ayuda a centrarte en lo más importante y a hacerlo en su debido tiempo. 

Por último, fija plazos para cada meta u objetivo, de modo que tú y todos los implicados sepáis cuándo hay que cumplir algo. Esto ayuda a evitar que te sientas abrumado o perdido, y a que desperdicies energía trabajando de forma desorganizada. 

Asignar prioridades y plazos es particularmente importante cuando hay varias personas implicadas en el proyecto y asegura que todos los equipos trabajan para alcanzar su meta colectiva.

Paso 2: Identificar los factores que impiden el logro de esos objetivos y metas 

Para identificar los factores que impiden la consecución de estos objetivos y metas que habías establecido, es importante analizar la situación actual y determinar a qué retos te enfrentas.

Puedes recurrir a diversas fuentes que te permitan comprender mejor el problema. Escuchar la opinión de las partes interesadas podría aportar información sobre los posibles impedimentos. También puedes buscar casos similares y estudiar cómo se desarrollaron.

A veces, será necesario tener en cuenta otros factores externos, como las condiciones económicas, las prioridades contrapuestas o las normativas que puedan obstaculizar el progreso. Una vez identificados estos obstáculos, su superación puede abordarse mediante la planificación estratégica y la ejecución con el fin de alcanzar los objetivos y metas.

Un análisis de este tipo pondrá de manifiesto qué aspectos deben mejorarse, qué recursos pueden ser necesarios o qué estrategias pueden aplicarse para alcanzar los objetivos y metas deseados. 

Paso 3: Hacer una lista de tareas y clasificarlas en orden de importancia 

Para hacer una lista de tareas y clasificarlas por orden de importancia, empieza por hacer una lista de las tareas pendientes e imagina también las tareas que crees que hay que completar. Anota cada tarea en un papel o en un documento electrónico. 

Las tareas en tu lista pueden ser cualquier cosa, desde limpiar la casa hasta estudiar para un examen.

Una vez que tengas la lista, repasa cada una de ellas y decide qué importancia tiene en comparación con las demás y piensa cuáles son las más que deberías completar primero. Ordénalas de mayor a menor importancia, asignando a cada tarea un valor numérico, como 1 para la más importante, 2 para la segunda, etc. Si dos tareas parecen igual de importantes, puedes asignarles el mismo número. De este modo, te resultará más fácil clasificarlas de mayor a menor importancia. 

Esto te permitirá saber fácilmente lo que hay que hacer primero, lo que puede esperar y en qué orden hay que hacer las cosas.

Paso 4: Establecer límites temporales para realizar las tareas más prioritarias 

Una vez que has hecho tu lista de tareas y  establecido cuáles son las más importantes, fija un plazo para cada una de ellas. Puedes dividir las tareas más grandes en otras más pequeñas que sean más fáciles de gestionar. Sé realista con tus expectativas y asegúrate de que dispones de tiempo suficiente para completar cada tarea sin comprometer la calidad ni la precisión. Darte una fecha límite para haber hecho algo puede ser útil para que te responsabilices de hacer las cosas y te motives para terminarlas a tiempo. 

Llegado el momento de actuar, empieza primero por la tarea más importante y ve bajando por la lista hasta completarlas todas. Revisa lo que has hecho al final de cada día. Si no has completado alguna tarea en el plazo asignado, vuelve a evaluar qué prioridad le corresponde y ajusta el calendario según sea necesario.

Establecer límites de tiempo para realizar las tareas más prioritarias te ayudará a no desviarte de tu objetivo y a centrarte en completar las tareas más importantes. 

Paso 5: Revisar el progreso regularmente y actualizar la lista si es necesario 

Revisar periódicamente el progreso es una parte importante de cualquier proyecto. Para garantizar que la lista de tareas refleja siempre los avances y las necesidades más actuales, debe revisarse periódicamente. 

En un proyecto en equipo, esta revisión puede correr a cargo del supervisor, de los miembros del equipo o de ambos. Es tu responsabilidad si se trata de un proyecto personal. 

Durante la revisión, puedes marcar las tareas completadas y añadir otras nuevas si es necesario. Es importante tener en cuenta cualquier cambio en el calendario del proyecto o cualquier modificación que haya que hacer para cumplir el calendario. Una vez identificados todos los cambios, debes incorporarlos a la lista para que los olvides.

Es especialmente importante si es un proyecto en equipo, para que todos los implicados sepan en todo momento qué hay que hacer y cuándo hay que terminarlo.

Conclusión 

Has visto que es importante planificar con antelación, dividir las tareas en partes manejables y asignarles un peso según su urgencia, importancia y preferencia personal. Establecer plazos y dividir las tareas en partes más pequeñas puede ayudar a crear un plan de acción que facilite la asignación de prioridades y garantice que las tareas se completen a tiempo.

Y sabes que la forma más sencilla de asignar prioridades es hacer una lista de todo lo que tienes entre manos, para después diferenciar las tareas urgentes de las que pueden esperar. Practícalo a diario y pronto te verás capaz de identificar de forma natural lo que requiere atención inmediata y lo que puede tratarse más adelante.